Thuê kho lạnh thường phù hợp khi nhu cầu chưa ổn định, cần lưu hàng theo mùa hoặc doanh nghiệp muốn sử dụng dịch vụ kho vận sẵn có. Lắp kho riêng đáng cân nhắc khi lượng hàng tương đối ổn định, có mặt bằng phù hợp và việc xuất nhập tại chỗ mang lại lợi ích rõ ràng. Quyết định cuối cùng cần dựa trên tổng chi phí và khả năng đáp ứng yêu cầu bảo quản của cả hai phương án.
Một báo giá thuê theo tháng thấp chưa chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm nếu phát sinh nhiều chuyến vận chuyển và phí xử lý hàng. Ngược lại, sở hữu kho riêng cũng không đồng nghĩa chi phí sẽ thấp hơn nếu kho thường xuyên trống, mặt bằng đắt hoặc thiếu người quản lý.
Bài viết dưới đây giúp bạn so sánh hai phương án trên cùng phạm vi, nhận diện các khoản dễ bỏ sót và tự lập bảng tính trước khi đầu tư.
1. Thuê kho lạnh và lắp kho riêng khác nhau thế nào?
Thuê dịch vụ lưu kho lạnh
Doanh nghiệp gửi hàng tại cơ sở kho lạnh của một đơn vị cung cấp dịch vụ. Phạm vi có thể gồm lưu trữ, kiểm đếm, xử lý đơn hàng, bốc xếp hoặc vận chuyển theo thỏa thuận. Một số mô hình nhận lưu theo pallet, khối lượng hàng hoặc nguyên phòng riêng.
Ưu điểm chính là sử dụng hạ tầng đã có mà không phải đầu tư toàn bộ hệ thống tại địa điểm của mình. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần phối hợp quản lý tồn kho, chất lượng hàng đầu vào và lịch giao nhận.
Trong bài này, “thuê kho lạnh” chủ yếu được hiểu là thuê dịch vụ lưu trữ tại kho của nhà cung cấp. Nếu thuê container lạnh hoặc thiết bị để đặt tại cơ sở mình, cần lập bài toán riêng: bên thuê có thể vẫn phải chi trả điện, mặt bằng, vận hành và một phần bảo trì.
Lắp kho lạnh riêng
Doanh nghiệp đầu tư hệ thống tại nhà xưởng, cửa hàng hoặc địa điểm do mình sử dụng. Kho được thiết kế theo yêu cầu hàng hóa, quy trình giao nhận và điều kiện mặt bằng.
Phương án này cho phép chủ động hơn về bố trí không gian, lịch xuất nhập và cấu hình thiết bị. Đổi lại, doanh nghiệp phải tổ chức vận hành, theo dõi nhiệt độ, bảo trì và xử lý tình huống gián đoạn.
Bạn có thể tham khảo giải pháp thiết kế kho lạnh để xác định những hạng mục cần chuẩn bị trước khi đầu tư.
2. Bảng so sánh thuê kho lạnh và lắp kho riêng
Không có phương án tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Hai kho có cùng dung tích nhưng khác vị trí, lịch giao nhận, cấu hình hoặc mức dịch vụ có thể tạo ra hiệu quả kinh doanh rất khác nhau.
3. Khi nào nên thuê kho lạnh?
Nhu cầu theo mùa hoặc chưa dự báo ổn định
Nếu hàng chỉ tăng mạnh trong một số giai đoạn, thuê ngoài có thể giúp hạn chế đầu tư sức chứa chỉ sử dụng trong thời gian ngắn.
Doanh nghiệp cần kiểm tra mức thuê tối thiểu, thời hạn cam kết, cách giảm lượng thuê và khả năng giữ chỗ vào mùa cao điểm. Khả năng tăng giảm linh hoạt phải được xác nhận, không nên mặc định luôn có sẵn.
Đang thử sản phẩm hoặc thị trường mới
Khi chưa biết doanh số và tốc độ quay vòng hàng, thuê kho giúp doanh nghiệp có thời gian thu thập dữ liệu trước khi chốt quy mô đầu tư.
Trong giai đoạn này, nên ghi lại lượng tồn theo ngày, lượng xuất nhập, số chuyến xe và tổng chi phí thực trả. Đây là cơ sở tốt hơn cho việc chọn dung tích kho riêng sau này.
Cần mạng lưới phân phối hoặc dịch vụ kho vận
Thuê kho có thể phù hợp cả trong dài hạn nếu vị trí kho thuận lợi cho thị trường tiêu thụ hoặc nhà cung cấp đảm nhiệm các dịch vụ doanh nghiệp cần.
Ví dụ, một cơ sở sản xuất có thể vẫn thuê kho phân phối gần khách hàng để rút ngắn tuyến giao hàng. Lợi ích này cần được tính cùng chi phí lưu trữ, xử lý đơn và vận chuyển.
Chưa có mặt bằng hoặc bộ phận vận hành
Doanh nghiệp chưa chuẩn bị được địa điểm lắp đặt, nguồn điện và người phụ trách có thể cân nhắc thuê dịch vụ trong thời gian hoàn thiện điều kiện.
Trước khi nhận hàng vào kho thuê, cần xác nhận loại hàng được tiếp nhận, điều kiện bảo quản, hồ sơ theo dõi và trách nhiệm của các bên khi xảy ra bất thường.
4. Khi nào nên lắp kho lạnh riêng?
Lượng hàng thường xuyên và sử dụng dài hạn
Kho riêng đáng xem xét khi có lượng hàng nền tương đối ổn định và kế hoạch sử dụng địa điểm đủ dài.
Cần xem cả mức tồn trung bình, mức cao điểm và thời gian thấp điểm. Chọn quy mô chỉ theo tháng cao nhất có thể khiến doanh nghiệp trả chi phí cho phần sức chứa ít sử dụng trong phần lớn thời gian còn lại.
Xuất nhập nhiều lần hoặc gắn trực tiếp với sản xuất
Với bếp trung tâm, cơ sở sơ chế, nhà máy chế biến hay điểm phân phối, kho tại chỗ có thể giảm khâu vận chuyển trung gian và thuận tiện lấy hàng theo lịch sản xuất.
Lợi ích cần được quy đổi thành số chuyến xe, thời gian nhân sự, chi phí giao nhận và khả năng đáp ứng đơn hàng. Kho thuê gần khách hàng đôi khi vẫn có lợi hơn, nên cần so sánh toàn tuyến.
Có yêu cầu bố trí hoặc kiểm soát riêng
Một số mô hình cần nhiều khu nhiệt độ, lối nhập xuất riêng, khu chờ hàng hoặc kết nối với thiết bị sản xuất. Khi kho thuê không đáp ứng được yêu cầu này, thiết kế kho riêng có thể phù hợp hơn.
Cấu hình phải được xác định theo nhiệm vụ làm lạnh thực tế. Hướng dẫn lựa chọn của Danfoss nhấn mạnh việc xem xét loại hàng, nhiệt độ, tải sản phẩm, mở cửa và thời gian cần hạ nhiệt thay vì chỉ dựa vào thể tích phòng.
Đủ điều kiện quản lý hệ thống
Trước khi đầu tư, doanh nghiệp nên xác định người theo dõi nhiệt độ, nhận cảnh báo, quản lý hàng hóa và liên hệ kỹ thuật. Đồng thời cần kế hoạch bảo trì cùng phương án xử lý khi hệ thống gián đoạn.
Dịch vụ bảo trì kho lạnh có thể hỗ trợ phần kỹ thuật, nhưng cơ sở vẫn cần người phụ trách phối hợp và kiểm soát hoạt động hằng ngày.
5. Cách so sánh tổng chi phí của hai phương án
Chi phí khi thuê kho lạnh
Không nên chỉ lấy đơn giá lưu kho nhân với lượng hàng. Tùy hợp đồng, cần kiểm tra thêm:
– Phí tiếp nhận, xuất hàng, bốc xếp và xử lý đơn.
– Thuê pallet, đóng gói, dán nhãn, kiểm đếm hoặc dịch vụ bổ sung.
– Vận chuyển giữa cơ sở, kho thuê và điểm giao hàng.
– Mức thuê tối thiểu, làm việc ngoài giờ và khoản phát sinh khác.
– Chi phí nhân sự phối hợp quản lý tồn kho và giao nhận.
Cần biết đơn giá tính theo pallet, tấn, diện tích hay phòng riêng; thời gian làm tròn ra sao; và lượng tính phí là tồn trung bình, tồn cuối ngày hay mức cam kết.
Khoản đặt cọc được hoàn trả không nên cộng toàn bộ như một chi phí đã mất. Tuy vậy, số tiền bị giữ vẫn ảnh hưởng đến nhu cầu vốn và cần theo dõi riêng.
Chi phí khi lắp kho riêng
Ngoài thiết bị và công lắp đặt, cần xác định đầy đủ:
Mặt bằng sẵn có vẫn nên được xem xét về giá trị sử dụng thay thế. Nhân sự kiêm nhiệm cũng có phần thời gian dành cho kho; khi lập bảng tính, cần phân bổ hợp lý và tránh tính trùng.
Khi so sánh theo dòng tiền đã ghi nhận toàn bộ vốn đầu tư ban đầu, không cộng thêm khấu hao như một khoản tiền chi ra lần thứ hai. Thuế và chi phí vốn cần được xử lý nhất quán giữa hai phương án.
Bạn có thể tham khảo báo giá lắp đặt kho lạnh để chuẩn bị danh mục hạng mục, sau đó lấy báo giá theo đúng mặt bằng và nhiệm vụ sử dụng.
6. Ví dụ tính chi phí: khi nào hai phương án cân bằng?
Toàn bộ số liệu dưới đây là giả định để minh họa phương pháp. Đây không phải báo giá thuê, báo giá lắp đặt hoặc mức chi phí thị trường.
Giả sử hai phương án phục vụ cùng lượng hàng, điều kiện bảo quản và phạm vi dịch vụ đã xác định. Để đơn giản hóa, chi phí mỗi tháng được giả định không đổi:
Trong đó, chi phí thuê đã tính lưu trữ, xử lý hàng và phần vận chuyển liên quan. Chi phí kho riêng đã tính điện, bảo trì, nhân sự tăng thêm, mặt bằng và giao nhận thuộc cùng phạm vi. Các khoản giống nhau ở cả hai phương án được loại khỏi phép tính.
Kết quả sơ bộ:
Khi chi phí thuê hằng tháng lớn hơn chi phí duy trì kho riêng, có thể ước tính:
Số tháng cân bằng chi phí = Chênh lệch đầu tư ban đầu / Chênh lệch chi phí hằng tháng
Với ví dụ này:
240 / (18 − 10) = 30 tháng
Ở tháng thứ 30, hai phương án đều có tổng chi phí giả định 540 triệu đồng.
Đây là mốc cân bằng của mô hình đơn giản, không phải cam kết hoàn vốn. Phép tính chưa xét chi phí vốn, thuế, đại tu, biến động nhu cầu, thay đổi đơn giá và giá trị thu hồi cuối kỳ.
Nếu tổng chi phí thuê chỉ còn 14 triệu đồng/tháng, còn các giả định khác giữ nguyên, mốc cân bằng tăng lên 60 tháng. Nếu chi phí thuê không lớn hơn chi phí duy trì kho riêng, mô hình này không tạo ra mốc cân bằng hữu hạn có lợi cho kho riêng.
Do đó, doanh nghiệp nên lập thêm ít nhất ba kịch bản: nhu cầu thấp, cơ sở và cao. Với dự án lớn hoặc thời gian dài, cần đánh giá dòng tiền từng kỳ và giá trị thời gian của tiền trước khi quyết định.
7. Có thể vừa lắp kho riêng vừa thuê ngoài không?
Có. Doanh nghiệp có thể đầu tư kho riêng cho lượng hàng thường xuyên, đồng thời thuê thêm chỗ khi nhu cầu tăng cao.
Phương án kết hợp phù hợp để xem xét khi sản lượng biến động rõ theo mùa, cần kho phân phối ở địa phương khác hoặc muốn có thêm lựa chọn lưu hàng trong thời gian cải tạo hệ thống.
Điều cần tính là tổng chi phí của cả mạng lưới, gồm hai địa điểm lưu trữ và vận chuyển giữa chúng. Đồng thời phải thống nhất cách quản lý lô hàng, hạn sử dụng và trách nhiệm giao nhận.
Kho thuê dự phòng cũng cần được xác nhận về sức chứa và điều kiện tiếp nhận. Một địa chỉ liên hệ chưa đồng nghĩa với chỗ lưu trữ luôn sẵn sàng khi cần.
8. Những thông tin cần chuẩn bị trước khi chọn phương án
Trước khi lấy báo giá thuê hoặc đề xuất lắp kho, nên chuẩn bị một bộ dữ liệu chung:
1. Hàng hóa: loại hàng, bao bì, trạng thái khi nhập và yêu cầu bảo quản.
2. Sản lượng: tồn trung bình, tồn cao điểm, lượng nhập xuất và dự kiến tăng trưởng.
3. Nhiệm vụ làm lạnh: giữ hàng đã đạt nhiệt độ hay cần hạ nhiệt, cấp đông.
4. Giao nhận: số lượt mỗi ngày, giờ làm việc, điểm đi–đến và loại phương tiện.
5. Mặt bằng: vị trí, kích thước, hiện trạng nền, nguồn điện và thời hạn sử dụng địa điểm.
6. Mức dịch vụ: theo dõi nhiệt độ, dữ liệu, cảnh báo và yêu cầu xử lý bất thường.
7. Ngân sách: vốn có thể đầu tư, chi phí định kỳ có thể đáp ứng và kế hoạch mở rộng.
Với kho thuê, cần làm rõ cách tính phí, giờ giao nhận, quyền tiếp cận dữ liệu và trách nhiệm khi hàng vượt điều kiện bảo quản. Với kho riêng, cần làm rõ cấu hình, phạm vi thi công, tiêu chí chạy thử, hồ sơ bàn giao và bảo hành.
Không nên dùng kết quả chạy thử kho rỗng để thay thế toàn bộ việc đánh giá khả năng đáp ứng khi có hàng. Tiêu chí kiểm tra cần phù hợp nhiệm vụ đã thống nhất.
9. Câu hỏi thường gặp
Thuê kho lạnh có luôn rẻ hơn lắp kho riêng không?
Không. Thuê thường giảm vốn ban đầu, nhưng hiệu quả còn phụ thuộc lượng hàng, thời gian lưu, phí xử lý và vận chuyển. Kho riêng cũng có thể kém hiệu quả nếu sử dụng ít hoặc chi phí duy trì cao.
Lắp kho riêng bao lâu thì tiết kiệm hơn thuê?
Không có số tháng chung. Cần lấy chênh lệch vốn đầu tư và chi phí của hai phương án để tính theo dữ liệu thực tế, sau đó kiểm tra các kịch bản nhu cầu và chi phí vốn.
Chưa có mặt bằng cố định thì nên chọn cách nào?
Có thể cân nhắc thuê dịch vụ trong giai đoạn đầu. Nếu dự kiến lắp kho tại mặt bằng thuê, cần tính thời hạn sử dụng, điều kiện cải tạo và khả năng tháo dỡ, di chuyển.
Thuê kho trữ đông có dùng để cấp đông hàng tươi được không?
Chỉ khi nhà cung cấp có dịch vụ, thiết bị và quy trình đáp ứng nhiệm vụ cấp đông tương ứng. Cần xác nhận lượng hàng, trạng thái đầu vào và yêu cầu đầu ra trước khi gửi; không mặc định dịch vụ trữ đông đã bao gồm cấp đông.
10. Tư vấn phương án lắp kho lạnh theo nhu cầu thực tế
Điện Lạnh Miền Nam tiếp nhận nhu cầu khảo sát, thiết kế, lắp đặt và bảo trì kho lạnh. Khi doanh nghiệp đang cân nhắc kho riêng, việc xác định đúng quy mô, tải lạnh và phạm vi đầu tư sẽ giúp lập bảng so sánh sát hơn với phương án thuê ngoài.
Bạn có thể gửi loại hàng, lượng tồn, lịch xuất nhập, điều kiện bảo quản, mặt bằng và chi phí thuê đang sử dụng để trao đổi phương án kỹ thuật. Báo giá cần gắn với cấu hình và phạm vi công việc cụ thể.
Hotline/Zalo: 0902 499 011
Liên hệ Điện Lạnh Miền Nam để tư vấn thiết kế và lắp đặt kho lạnh.
