Invoice là gì? Trong invoice bao gồm những thông tin nào? Có những loại invoice phổ biến nào? Cùng tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây nhé.
Invoice là gì?
Invoice trong xuất nhập khẩu còn được gọi là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Riêng lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước nào cả (khác với hóa đơn bán hàng trong nước). Trên hóa đơn yêu cầu thể hiện rõ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để bạn tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan.
Hiện tại có 2 loại hóa đơn chủ yếu là: Proforma invoice và Commercial Invoice. Doanh nghiệp bắt đầu ký hợp đồng xuất nhập khẩu, trước tiên 2 bên cần phải tiến hành thỏa thuận giá. Sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán sẽ gởi báo giá thông qua Proforma invoice để người mua dự tính được giá sơ bộ của lô hàng, Proforma Invoice còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ, chúng không có giá trị thanh toán. Bởi vì chỉ là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa.
Sau khi đã đồng ý mức giá mua bán, 2 bên tiến hành ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng cho người mua. Người bán cần người mua thanh toán họ phải làm Commercial Invoice được gọi là hóa đơn thương mại, có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán. Đây cũng là cơ sở cho cơ quan thuế, hải quan xác định trị giá hóa đơn của bạn để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử.
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Invoice được lập theo mẫu nội bộ của đơn vị bán, không cần biểu mẫu cố định của hải quan, thuế hay cơ quan đơn vị Nhà nước nào cả. Tuy nhiên, trên hóa đơn (invoice) cần đảm bảo có các thông tin cần thiết như:
- Tiêu đề + Số Invoice + Date
- Thông tin người xuất khẩu (Shipper)
- Thông tin người nhập khẩu (Consignee)
- Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party)
- Tên tàu & số chuyến trên Booking (Vesel / Voy)
- Số Booking (Có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau)
- Số container + số seal
- Cảng xuất hàng (Port of Loading)
- Cảng nhập hàng (Port of Discharger)
- Mô tả hàng hóa (Description of goods)
- Số lượng hàng hóa (Quantity)
- Đơn giá (Unit Price)
- Tổng tiền bằng số và chữ (Amount & Say total)
Chứng từ phải bao gồm các thông tin cụ thể, trước khi khai báo hải quan:
- Các bên liên quan đến giao dịch vận chuyển.
- Hàng hóa được vận chuyển. (Các điều khoản thương mại quốc tế Incoterms)
- Mục đích xử dụng: Kinh doanh, sản xuất.
- Nơi sản xuất (Xuất xứ) và HS CODE cho những hàng hóa đó.
- Hóa đơn thương mại thường phải thể hiện xác nhận của người bán và bao gồm chữ ký.
- Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, ngoại trừ khi nó có chứng từ đính kèm về việc chứng minh thanh toán hàng hóa của nhà nhập khẩu (người mua).
Số lượng bản sao của hóa đơn (cả bản chính và bản sao) cần thiết để giao hàng, phải được người nhập khẩu đồng ý.
Thông thường, hóa đơn thương mại được phát hành 1 bản gốc và 2 bản sao. Mặc dù thường pháp luật ở các nước khác nhau không hạn chế số lượng bản chính. Nó thực sự cần thiết trong quy trình nhập khẩu để khai báo hải quan yêu cầu theo yêu cầu của người mua.
Loại invoice thường gặp trong xuất khẩu?
Ở phía trên, chúng ta đã phần nào hiểu hơn invoice là gì. Dựa vào khái niệm của invoice và hoàn cảnh sử dụng cụ thể, hóa đơn được chia thành các loại như:
– Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): là chứng từ xác nhận giao dịch xuất nhập khẩu giữa bên bán và bên mua cùng các giấy tờ có liên quan như vận đơn, chứng nhận C/O, …
– Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ): giống như tên gọi, hóa đơn dạng này không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại nói trên, hóa đơn chiếu lệ chỉ sử dụng để làm tham chiếu khai và làm thủ tục hải quan xuất nhập.
– Provisional Invoice (Hóa đơn tạm): lưu ý rằng đầy không phải là hóa đơn thật. Hóa đơn này đơn thuần chỉ là hóa đơn kê khai cho người mua trong khi chờ đợi thanh toán.
– Final Invoice (Hóa đơn cuối cùng): là hóa đơn được gửi cho người mua để hoàn thiện thanh toán. Hóa đơn này cung cấp đầy đủ các thông tin về loại lượng, lượng hàng, tổng giá trị, phương thức thanh toán, …
– Bên cạnh những hóa đơn nói trên trong quá trình xuất nhập hàng hóa Quốc tế, chúng ta có thể gặp những loại invoice như: hóa đơn hải quan, hóa đơn lãnh sự, hóa đơn tập trung, hóa đơn xác nhận, hóa đơn chi tiết hàng hóa, …
Phân biệt khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice
Khi các bạn đọc đến đây, mình tin rằng bạn đã hiểu được chức năng của từng loại invoice. Về mặt hình thức giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice các thông tin gần như giống nhau. Nhưng tại sao lại chia ra thành 2 loại trên. Mình sẽ nói về sự khác nhau của chúng như sau:
Về thời điểm phát hành của 2 loại: Không phải toàn bộ nhưng hầu hết Proforma Invoice (PI) được phát hành trước khi hàng đã được gởi, còn Commercial Inovoice (CI) phát hành để tiến hành thanh toán sau khi hàng đã được giao lên tàu.
Về nội dung: Gần như cả 2 loại có nhiều thông tin giống nhau. Tuy nhiên Commercail Invoice (CI) đầy đủ và chính xác, không thể sửa chữa. Còn Profoma Invoice bạn có thể sửa được.
Về pháp lý: CI mang tính pháp lý cao hơn, là 1 giấy tờ cam kết trước pháp luật. Còn PI chỉ là một sự thỏa thuận chưa chính thức.
Trong kế toán công ty: CI được dùng trong việc hạch toán kế toán của công ty, còn PI không có chức năng này.
Lưu ý: trong quá trình sử dụng chúng ta thường nói tóm gọn “hóa đơn” thì được hiểu là loại Commercial Invoice. Nhưng các bạn cần phải nói theo từ chuyên ngành là hóa đơn thương mại. Vì từ hóa đơn rất rộng và có nhiều loại. Trong thức tế nếu hải quan cần hợp đồng thương mại đôi khi người ta có thể trình Proforma Invoice.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm chi tiết hơn về chứng từ invoice là gì trong xuất nhập khẩu. Nếu có thắc mắc, xin liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.
